Pertemuan dilakukan pada tanggal 20 Januari 2014 pagi di Sunrose Organic Shop Jl. Haji Zainul Arifin No. 164-166, Medan. Bersama pimpinan Sunrose Organic Shop yaitu Bapak Harianto. Perusahaan ini bergerak di bidang pertanian organik yang selama ini telah membina 54 kelompok tani di 4 kecamatan di Kabupaten Karo.
Display yang akan dibuat di BPTP Sumatera Utara, diharapkan dapat menjadi contoh cara bertanam organik untuk menjadi sarana pembelajaran bagi banyak orang. Untuk itu sebagai tahap awal 3 hal yang perlu diperhatikan yaitu : mutu, jumlah dan rutinitas.
Dalam pertemuan ini juga dilakukan diskusi tentang beberapa hal yaitu pedoman persiapan bedeng, cara mempersiapkan perkecambahan dan pembibitan, cara penanganan terhadap hama dan penyakit tanaman dan format laporan pengamatan pelaksanaan kerja di lahan.
Pada akhir pertemuan disepakati bahwa pihak BPTP akan melakukan persiapan lahan, agar lahan lebih subur, pembuatan bedeng dengan ukuran yang efisien. Tanaman yang akan ditanam adalah bayam, kangkung, caisim dan kailan. Setelah pertanaman dilakukan, menjelang panen, pihak Sun Rose Agri Shop akan meninjau ulang dan membantu memberikan cara panen hingga pengemasan.